Privacyverklaring

Velvoix Holding B.V, handelend onder de naam Velvoix, is in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens waarop deze privacyverklaring ziet.

Velvoix is bereikbaar via info@velvoix.com en voor privacygerelateerde vragen via privacy@velvoix.com.

Deze privacyverklaring is van toepassing op websitebezoekers, personen die contact met Velvoix opnemen, personen die een pilot of samenwerking verkennen en vertegenwoordigers van zorgorganisaties, partners of andere zakelijke relaties.

Voor zover relevant geldt deze verklaring ook voor gebruikers van demo-omgevingen, pilots of zakelijke Velvoix-omgevingen, tenzij daarvoor een meer specifieke privacyregeling, verwerkersafspraak of contractuele documentatie geldt.

Afhankelijk van de relatie met Velvoix kunnen wij persoonsgegevens verwerken zoals naam, functie, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, inhoud van berichten, communicatiehistorie, website- en apparaatgegevens, loggegevens en gegevens die nodig zijn voor accountbeheer, demo's, pilots of projectcoordinatie.

Velvoix is niet bedoeld om via algemene websiteformulieren onnodig gevoelige patientgegevens, medische informatie of andere bijzondere persoonsgegevens aan te leveren. Tenzij dit uitdrukkelijk is afgesproken en passend beveiligd gebeurt, vragen wij om dergelijke gegevens niet via algemene contactkanalen te versturen.

Velvoix gebruikt persoonsgegevens voor zakelijke en operationele doeleinden die passen bij de website, pilots, samenwerkingen en aan Velvoix gerelateerde diensten.

De toepasselijke rechtsgrond kan verschillen per verwerkingsdoel. Velvoix kan persoonsgegevens onder meer verwerken op basis van toestemming, voor het uitvoeren van een overeenkomst of precontractuele stappen, op grond van een gerechtvaardigd belang of omdat een wettelijke verplichting dat vereist.

Wanneer toestemming de grondslag is, kan deze in beginsel worden ingetrokken. Wanneer verwerking noodzakelijk is voor contractuele of precontractuele stappen, kan het zijn dat Velvoix zonder bepaalde gegevens een verzoek, pilot of dienstverlening niet goed kan uitvoeren.

Velvoix gebruikt op de publieke website functionele browsertechnieken om basiswerking, taalvoorkeur, contactafhandeling en beveiliging te ondersteunen.

Velvoix gebruikt Cloudflare Web Analytics voor privacyvriendelijke, cookieloze website-analyse. Deze meting helpt om paginaweergaven, verwijzende bronnen en technische prestatie-indicatoren op geaggregeerd niveau te begrijpen, zonder individuele bezoekersprofielen op te bouwen.

Velvoix kan persoonsgegevens delen met dienstverleners of partijen die nodig zijn voor hosting, infrastructuur, websitebeheer, communicatie, CRM, support, implementatie of samenwerking, voor zover dat nodig is voor de betreffende verwerking.

Velvoix verkoopt persoonsgegevens niet. Indien relevant kan een overzicht van subverwerkers of betrokken dienstverleners op verzoek beschikbaar worden gesteld.

Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of toegankelijk zijn, gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele maatregelen.

Velvoix beoordeelt per verwerking of aanvullende organisatorische of contractuele waarborgen nodig zijn om het beschermingsniveau passend te houden.

Velvoix bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of aantoonbaar nodig is voor een gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging, contractbeheer of geschilafhandeling.

Bewaartermijnen kunnen verschillen per categorie gegevens, bijvoorbeeld voor contactaanvragen, pilot- of samenwerkingscommunicatie, accountgegevens, gebruikslogs of wettelijke administratieverplichtingen. Waar nadere afspraken nodig zijn, legt Velvoix die vast in contractdocumentatie of projectafspraken.

Velvoix neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Denk hierbij aan toegangsbeperking, logging, beveiligde verbindingen, rolgebaseerde toegang waar relevant en andere maatregelen die passen bij de fase, aard en context van de dienstverlening.

Omdat geen enkele omgeving absoluut veilig kan worden gemaakt, blijft het belangrijk dat organisaties en gebruikers zorgvuldig omgaan met toegangsgegevens, communicatiekanalen en het delen van informatie.

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving kunnen betrokkenen rechten hebben met betrekking tot hun persoonsgegevens. Velvoix behandelt dergelijke verzoeken zorgvuldig en binnen de toepasselijke wettelijke termijnen.

Een privacyverzoek kan worden gestuurd naar privacy@velvoix.com. Om misbruik te voorkomen kan Velvoix om aanvullende informatie of verificatie vragen voordat een verzoek inhoudelijk wordt afgehandeld.

Velvoix behandelt verzoeken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en laat weten wanneer aanvullende context, verificatie of contractuele afstemming nodig is.

De website van Velvoix kan links bevatten naar externe websites of diensten. Dergelijke externe omgevingen vallen onder hun eigen privacy- en cookiebeleid. Velvoix is niet verantwoordelijk voor de inhoud of verwerking door derden, tenzij de wet anders bepaalt.

Velvoix kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, dienstverlening, wetgeving of verwerking verandert. De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd.

Laatste update: 12 mei 2026.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Velvoix persoonsgegevens verwerkt, kan contact worden opgenomen via onderstaande contactgegevens.