Datenschutzerklärung

Velvoix Holding B.V., handelnd unter dem Namen Velvoix, ist grundsätzlich Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, auf die sich diese Datenschutzerklärung bezieht.

Velvoix ist unter info@velvoix.com erreichbar; für datenschutzbezogene Fragen kann privacy@velvoix.com genutzt werden.

Diese Datenschutzerklärung gilt für Besucherinnen und Besucher der Website, Personen, die Velvoix kontaktieren, Personen, die einen Piloten oder eine Zusammenarbeit prüfen, sowie Vertreterinnen und Vertreter von Pflegeorganisationen, Partnern oder anderen geschäftlichen Beziehungen.

Soweit relevant gilt sie auch für Nutzerinnen und Nutzer von Demos, Piloten oder geschäftlichen Velvoix-Umgebungen, sofern dafür keine speziellere Datenschutzregelung, Auftragsverarbeitungsvereinbarung oder Vertragsdokumentation gilt.

Je nach Beziehung zu Velvoix können wir personenbezogene Daten wie Name, Rolle, Organisation, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichteninhalt, Kommunikationshistorie, Website- und Gerätedaten, Protokolldaten sowie Daten verarbeiten, die für Accountverwaltung, Demos, Piloten oder Projektkoordination erforderlich sind.

Die Website und allgemeinen Kontaktwege von Velvoix sind nicht dafür vorgesehen, unnötige sensible Patientendaten, medizinische Daten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten zu übermitteln. Sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart und angemessen abgesichert wurde, sollten solche Daten nicht über allgemeine Website-Formulare oder allgemeine Kontaktkanäle eingereicht werden.

Velvoix nutzt personenbezogene Daten für geschäftliche und operative Zwecke, die zur Website, zu Piloten, Kooperationen und zu Velvoix-bezogenen Diensten passen.

Die anwendbare Rechtsgrundlage kann je nach Verarbeitungszweck unterschiedlich sein. Velvoix kann personenbezogene Daten unter anderem auf Grundlage einer Einwilligung, zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen, auf Grundlage berechtigter Interessen oder zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung verarbeiten.

Soweit die Einwilligung die Rechtsgrundlage ist, kann sie grundsätzlich widerrufen werden. Soweit die Verarbeitung für vertragliche oder vorvertragliche Zwecke erforderlich ist, können bestimmte Anfragen, Piloten oder Dienste ohne die betreffenden Daten möglicherweise nicht durchgeführt werden.

Velvoix nutzt auf der öffentlichen Website funktionale Browsertechnologien, um den Kernbetrieb, die Sprachpräferenz, die Kontaktabwicklung und die Sicherheit zu unterstützen.

Zusätzliche Analytik wird nur eingesetzt, wenn sie tatsächlich eingerichtet, rechtlich passend und in dieser Erklärung beschrieben ist.

Velvoix kann personenbezogene Daten an Dienstleister oder Parteien weitergeben, die für Hosting, Infrastruktur, Websiteverwaltung, Kommunikation, CRM, Support, Implementierung oder Zusammenarbeit erforderlich sind, soweit dies für den jeweiligen Zweck notwendig ist.

Velvoix verkauft keine personenbezogenen Daten. Soweit relevant, kann eine Übersicht über Subverarbeiter oder beteiligte Dienstleister auf Anfrage bereitgestellt werden.

Wenn personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet oder dort zugänglich gemacht werden, geschieht dies nur mit angemessenen Schutzmaßnahmen, etwa auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter vertraglicher Maßnahmen.

Velvoix prüft je Verarbeitungstätigkeit, ob zusätzliche organisatorische oder vertragliche Schutzmaßnahmen erforderlich sind, um ein angemessenes Schutzniveau aufrechtzuerhalten.

Velvoix speichert personenbezogene Daten nicht länger als für den Zweck erforderlich, für den sie erhoben wurden, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich vorgeschrieben oder nachweisbar für ein berechtigtes Interesse wie Sicherheit, Vertragsmanagement oder Streitbeilegung erforderlich.

Aufbewahrungsfristen können je nach Datenkategorie unterschiedlich sein, etwa bei Kontaktanfragen, Pilot- oder Kooperationskommunikation, Accountdaten, Nutzungsprotokollen oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Soweit weitere Details erforderlich sind, dokumentiert Velvoix dies in Vertragsunterlagen oder Projektvereinbarungen.

Velvoix ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu können Zugangsbeschränkungen, Protokollierung, sichere Verbindungen, rollenbasierter Zugriff sowie weitere Maßnahmen gehören, die zur Phase, Art und zum Kontext der Dienste passen.

Da keine Umgebung absolut sicher gemacht werden kann, sollten auch Organisationen und Nutzerinnen und Nutzer mit Zugangsdaten, Kommunikationskanälen und dem Teilen von Informationen sorgfältig umgehen.

Je nach anwendbarem Recht können betroffene Personen Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten haben. Velvoix behandelt solche Anfragen sorgfältig und innerhalb der geltenden gesetzlichen Fristen.

Eine datenschutzbezogene Anfrage kann an privacy@velvoix.com gesendet werden. Zur Vermeidung von Missbrauch kann Velvoix zusätzliche Informationen oder eine Verifizierung verlangen, bevor eine Anfrage inhaltlich bearbeitet wird.

Velvoix bearbeitet Anfragen im Einklang mit dem anwendbaren Recht und weist darauf hin, wenn zusätzlicher Kontext, Verifizierung oder vertragliche Abstimmung erforderlich ist.

Die Velvoix-Website kann Links zu externen Websites oder Diensten enthalten. Für diese externen Umgebungen gelten ihre eigenen Datenschutz- und Cookie-Richtlinien. Velvoix ist nicht für Inhalte oder Verarbeitungen Dritter verantwortlich, sofern das Gesetz nichts anderes zwingend vorschreibt.

Velvoix kann diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich die Website, die Dienste, die Rechtslage oder Verarbeitungstätigkeiten ändern. Die jeweils aktuelle Version wird auf dieser Seite veröffentlicht.

Zuletzt aktualisiert: 24. März 2026.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Velvoix können die nachstehenden Kontaktdaten verwendet werden.